Как синхронизировать категории электронной почты Outlook.com с Outlook 2013

Многие из нас, кто использует Outlook.com, также хотели бы воспользоваться преимуществами синхронизации с Outlook 2013 (он же Outlook Desktop) для доступа к нашу электронную почту через это приложение Office.

К сожалению, эта синхронизация имеет некоторые ограничения и недостатки. Из своего опыта я больше всего заметил, что по умолчанию категории электронной почты, отображаемые в Outlook.com, не синхронизируются (категории Outlook эквивалентны ярлыков Gmail). Однако, проведя некоторое исследование, я нашел решение, которое позволяет да, мы видим в Outlook 2013 категории, присвоенные каждому электронному письмуВ этом посте объясняется, как это реализовать шаг за шагом.

Как работают категории Outlook

Во-первых, я думаю, хорошо объяснить, какие особенности Outlook приводят нас к этой проблеме, но в то же время оставить дверь открытой для решения (хотя, если вы хотите, чтобы вы можно прокрутить и сразу перейти к шагам решения).

"

Когда мы начали использовать Outlook.com (веб-почту), мы обнаружили, что в этом уже есть ряд категорий и фильтров по умолчанию , которые работать без необходимости что-либо настраивать. Среди этих категорий по умолчанию мы находим следующие: "

• Социальные обновления: Групповые электронные письма из Twitter. Facebook, LinkedIn и им подобные
• Рассылки: назначается рекламным или информационным рассылкам от компаний
• Группы: назначается всем электронным письмам из списков рассылки, таких как группы Google)
• Документы или фотографии: назначаются в соответствии с вложениями, содержащимися в электронных письмах
• Обновления доставки: Сообщения об отслеживании доставки групповых товаров

Письма распределяются по этим и другим категориям с помощью фильтров, установленных по умолчанию, которые мы не можем редактировать или даже знать, каковы правила. Однако мы можем создать новые фильтры, которые относят письма к этим категориям. Например, если мы обнаружим, что в категории «Обновления социальных сетей» отсутствуют электронные письма от Pinterest, возможно новое правило, позволяющее назначать такие электронные письма этой категории.

Также можно создавать новые категории, для которых можно создавать соответствующие им фильтры и правила, а также можно отмечайте электронные письма вручную, чтобы назначить им категорию, собственную или созданную пользователем.

"

Однажды здесь, если мы получаем доступ к Outlook.com через Outlook 2013 и создали несколько категорий пользователей>, он показывает последние (и только последние), но в ограниченном способ . Категории в Outlook 2013 имеют цвета и позволяют выполнять поисковые действия, но эти категории синхронизированы на первый взгляд нет. Отображается только бесцветный блок с названием категории."

"

Что произойдет, если в Outlook 2013 мы создадим категорию с точно таким же названием и назначим ей цвет? Ответ заключается в том, что работает для наших целей. При создании эквивалентной категории все электронные письма Outlook.com с меткой с таким именем будут отображаться в Outlook 2013 с соответствующей категорией-близнецом >."

Нам осталось решить проблему что сделать, чтобы нативные категории также синхронизировались. Вот как решить эту проблему и добиться полной синхронизации.

"Первый шаг: преобразование всех собственных категорий Outlook в пользовательские категории"

"

Как объяснялось ранее, информация из созданных вручную категорий уже доступна в настольном Outlook, но не из собственных тегов, которые Microsoft по умолчанию включает в свою веб-почту. Чтобы решить эту проблему, нам нужно преобразовать эти категории в категории пользователей"

Этого можно добиться, создав фильтр/правило со следующей структурой:

"

Чтобы создать правило, мы должны нажать кнопку параметров в правом верхнем углу, выбрать Управление правилами>"

"

Это должно быть повторено для всех нативных категорий, которые мы хотим отображать в Outlook 2013. И в идеале, категория user> "

"

Как только это будет сделано, мы, вероятно, захотим скрыть исходные родные категории, чтобы не засорять список тегов с дубликатами. Мы можем сделать это на панели управления категориями>"

Тем самым мы избавляемся от необходимости видеть дублирующиеся категории, и в то же время можем работать только с теми категориями, которые можно синхронизировать с рабочим столом. Но нам нужен еще один шаг, чтобы завершить трюк.

Второй шаг: создайте в Outlook 2013 эквивалентную категорию для каждой категории Outlook.com

Теперь нам нужно только создать эквиваленты в Outlook 2013. Для этого мы должны перейти в окно «Категории» (вкладка «Главная» > Категоризировать > Все категории) и создать новый категории, которые имеют то же имя, что и метки Outlook.com , которые мы хотим синхронизировать. Если есть разница в 1 символ, Outlook не будет совпадать между меткой, полученной с сервера, и той, которую мы только что создали, поэтому вам придется побеспокоиться о совпадении имен.

Затем каждому присваиваем цвет, а если хотим, и сочетание клавиш, и все! , все электронные письма Outlook.com, которые теперь синхронизируются, будут включать соответствующую категорию или цветовую метку. Лучше всего то, что это настоящая синхронизация, поэтому при назначении метки электронной почте с рабочего стола это изменение будет отражено на сервере ( до тех пор, пока локальный и имена категорий серверов совпадают).

Бонус: быстрый поиск по категориям

Чтобы получить еще больше от категорий, мы можем привязать их к панели быстрого доступа (список кнопок над лентой) фильтр для быстрого поиска по категории.

"

Для этого необходимо сначала активировать режим поиска>" "

Конечно, по умолчанию поиск Outlook выдает нам результаты из всех почтовых папок при запуске поиска из папки «Входящие», и это поведение также влияет на фильтр категорий, который мы только что закрепили.Если мы хотим изменить это, чтобы получать результаты только из текущей папки, мы должны перейти в «Файл» (синяя кнопка) > «Параметры» > «Поиск» и выбрать «Включить результаты только из текущей папки». Если в будущем мы захотим выполнить поиск, включающий все папки, нет проблем, потому что в панели поиска есть возможность изменить эту опцию для особых случаев (без изменения опции по умолчанию)."